01 mar Regulamin funkcjonowania monitoringu wizyjnego w Poradni
INSTRUKCJA
POSTĘPOWANIA W ZAKRESIE UTRWALANIA WIZERUNKU PRZY WYKORZYSTANIU MONITORINGU WIZYJNEGO
przez Poradnię Psychologiczno-Pedagogiczną w Węgrowie ul. Piłsudskiego 23, 07-100 Węgrów
Do informacji odnoszących się do możliwej do zidentyfikowania osoby można zaliczyć jej wizerunek. Z pewnością sam wizerunek odnosi się do cech fizycznych osoby. Istnieją różne formy utrwalenia wizerunku. Jedną z takich form jest zapis wizerunku na materiale wideo. Może on pochodzić m.in. z kamer monitoringu.
Bez względu na przyjęcie, czy zapis monitoringu składa się z wielu danych osobowych
o charakterze obrazowym, czy też ze względu na stopień ich zorganizowania i indeksację stanowi zbiór danych osobowych, należy uznać, że operator systemu monitorującego dokonuje przetwarzania danych osobowych.
Zakwalifikowanie zapisu wizerunku jako obrazowych danych osobowych wzmacnia art. 4 pkt 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r.
w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (dalej: RODO).
Bez względu na przypisanie zapisu wizerunku do kategorii danych osobowych, należy zauważyć, że wizerunek jest również samodzielnym dobrem osobistym człowieka (art. 23 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny). Sądy powszechne zwracają przy tym uwagę, że wizerunek jako dobro osobiste powinien być rozumiany jako pewien obraz fizyczny.
Cel stosowania monitoringu wizyjnego
Celem stosowania monitoringu wizyjnego w Poradni jest:
- a) zapewnienie bezpieczeństwa osobom przebywającym na terenie obiektów będących
w administrowaniu Poradni, w tym w szczególności: pracownikom, współpracownikom, klientom, osobom towarzyszącym; - b) zapewnienie ochrony mienia oraz niezbędnego bezpieczeństwa pomieszczeń, będących w administrowaniu Poradni;
- Monitoring wizyjny w Poradni obejmuje budynki oraz teren wokół budynków.
- System monitoringu obejmuje pomieszczenia ogólnodostępne,
- System monitoringu wizyjnego obejmuje:
- a) kamery rozmieszczone na zewnątrz i wewnątrz budynków;
- b) urządzenia wraz z oprogramowaniem służące do rejestracji i podglądu obrazu
- W Poradni obowiązuje zakaz stosowania atrap kamer.
- Rejestracji podlega wyłącznie obraz z kamer. Zakazana jest rejestracja dźwięku.
- Monitoring funkcjonuje przez całą dobę. Decyzję o jego trwałym lub czasowym wyłączeniu może podjąć wyłącznie Dyrektor.
- Dane z monitoringu obejmują:
- a) oznaczenie daty i godziny zarejestrowanego zdarzenia;
- b) wizerunek osób, których określone zachowanie zostało zarejestrowane na nagraniu.
- Z wyjątkiem określonym w pkt 13 Regulaminu, czas przechowywania nagrań
z monitoringu wynosi 14 dni, biorąc pod uwagę możliwości techniczne rejestratora, czas nagrywania nie może być dłuższy jednak niż 3 miesiące od dnia nagrania. Z upływem wyżej wymienionego okresu zarejestrowane nagrania podlegają obowiązkowemu zniszczeniu w sposób trwały. Dopuszczalne jest zniszczenie nagrań poprzez ich automatyczne nadpisanie. - W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie obowiązujący przepisów prawa lub Dyrektor uzyskał informację, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin maksymalny określony w pkt 12 ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Informacja do Dyrektora winna mieć formę Wniosku o zabezpieczenie nagrania.
- Wniosek o zabezpieczenie nagrania winien zawierać:
- a) dane wnioskodawcy;
- b) określenie daty, miejsca i przybliżonego czasu zdarzenia, którego dotyczy wniosek;
- c) opis zdarzenia;
- d) uzasadnienie wniosku, ze szczególnym uwzględnieniem celu wykorzystania nagrania, rodzaju postępowania, w którym przedmiotowe nagranie może być dowodem, określeniem przybliżonego czasu w jakim zostanie wszczęte postępowanie.
- Dyrektor może żądać od wnioskodawcy dodatkowych informacji, które uzna za niezbędne dla potrzeb rozpatrzenia wniosku, a w przypadku jego pozytywnego zaopiniowania określenia czasu przechowania nagrania zdarzenia objętego wnioskiem. Udostępnienie zabezpieczonych nagrań może nastąpić wyłącznie na rzecz podmiotów i organów uprawnionych do ich otrzymania i przetwarzania zawartych w nich danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
- W przypadku bezczynności wnioskodawcy lub organów właściwych do poprowadzenia postępowania objętego wnioskiem, w okresie przechowania nagrania, wskazanym przez Dyrektora, nagranie podlega trwałemu zniszczeniu. W sytuacji pozytywnego rozpatrzenia wniosku, Dyrektor informuje wnioskodawcę o obowiązującej w powyższym zakresie procedurze.
- Nadzór nad systemem monitoringu wizyjnego w Poradni sprawuje bezpośrednio Dyrektor lub upoważniona przez niego osoba.
- Dyrektor lub upoważniona przez niego osoba dokonuje cyklicznej, nie rzadziej niż raz do roku, weryfikacji legalności i celowości stosowania systemu monitoringu wizyjnego.
- Dyrektor lub upoważniona przez niego osoba uprawnione są do wyznaczenia osoby, do której obowiązków należeć będzie obsługa techniczna systemu monitoringu, w tym zapewnienie bezpiecznego funkcjonowania systemu, usuwanie awarii oraz serwis. Powyższe zadania mogą być realizowane przez podmiot zewnętrzny, na podstawie stosownej umowy.
- W związku z funkcjonowaniem systemu monitoringu wizyjnego, w Poradni dochodzi do przetwarzania danych osobowych.
- Administrator realizuje obowiązki ochrony danych osobowych w związku ze stosowanym systemem monitoringu wizyjnego poprzez:
- a) opracowane i wdrożone stosowanych procedur ochrony danych osobowych;
- b) umieszczenie czytelnych i widocznych informacji o stosowaniu monitoringu wizyjnego w miejscach nim objętych;
- c) udostępnienie klauzuli informacyjnej dotyczącej monitoringu w sposób przyjęty
w Poradni jak również przekazanie jej treści kierownikom komórek organizacyjnych powiatu mających siedzibę w budynku; - d) realizacja obowiązku zamieszczenia informacji o stosowaniu monitoringu wizyjnego na stronie internetowej Poradni oraz w ramach Biuletynu Informacji Publicznej;
- W zakresie nieuregulowanym niniejszym Regulaminem decyzje podejmuje Dyrektor.
Pracodawca na podstawie art. 22²§1 Kodeksu pracy oraz art. 4b i 50 Ustawy o samorządzie powiatowym w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, zapewnienia porządku publicznego, bezpieczeństwa obywateli, ochrony przeciwpożarowej, ochrony mienia znajdującego się w obiekcie oraz na terenie wokół obiektu wprowadził szczególny nadzór nad obiektem przez zainstalowanie środków technicznych w postaci monitoringu wizyjnego umożliwiającego rejestrację obrazu przy pomocy kamer.
Przy nagrywaniu obrazu spełnione są następujące warunki:
- nagrania obrazu zawierające dane osobowe w postaci wizerunku pracowników Poradni, pracowników innych instytucji znajdujących się w obiekcie, interesantów tych instytucji, innych osób znajdujących się w obiekcie są przetwarzane tylko i wyłącznie w celach dla których zostały zebrane;
- Dostęp do nagrań z monitoringu mają dostęp tylko pracownicy Administratora posiadający stosowne upoważnienia;
- Rejestrator znajduje się w punkcie informacji na parterze, w której przez cały czas przebywa pracownik, który prowadzi nad nim nadzór;
- po wskazanym okresie przechowywane dane z monitoringu są niszczone przez nagranie kolejnego obrazu;
nagrania przez okres przechowywania są zabezpieczone w odpowiedni sposób przed dostępem osób nieuprawnionych.